Online sastanci mnogima su i prije pandemije bili svakodnevica, ali od prije godinu dana nema te osobe koja nije imala, barem jedan, sastanak online.
Jesu li online sastanci kraći i uspješniji od onih u uredu ili u sali za sastanke? Pa o tomu bi se moglo raspravljati, ali već danas se mnogi sudionici žale na predugačke i neučinkovite online meetinge na Zoomu, Google Meetu, Teamsu…
Pogotovo oni, koji imaju obvezu svaki dan odslušati i po nekoliko virtualnih sastanaka.
Što je rješenje?
Check lista aktivnosti koje trebate imati na umu, kada organizirate online sastanak.
Zvuči kao još jedna obveza, ali, vjerujte, puno gore je gubiti vrijeme na dosadnim i neučinkovitim sastancima. Zato, krenimo…
Online sastanak – check lista:
Pronađite/dogovorite termin koji odgovara sudionicima sastanka.
Bilo da je riječ o online tjednom kolegiju ili sastanku s klijentom, trebate pitati sudionike koje vrijeme im najviše odgovara za sastanak. Možete i predložiti termin sastanka pa ga promijeniti, ovisno o tomu kako odgovora većini suradnika.
Pokušate li preskočiti ovaj korak, riskirate odmah u startu dobru suradnju na sastanku.
Pošaljite pozivnice s datumom i točnim satom sastanka.
Kako bi znali da svi sudionici znaju za sastanak, pošaljite pozivnicu s datumom i točnim vremenom sastanka. Svaka od online platformi za virtualne sastanke, ima i opciju pozovi sudionike. Iskoristite je!
Potvrda o prisutnosti.
Pričekajte jedan dan na potvrdu sastanka, a ako sudionici ne odgovaraju, pošaljite im podsjetnik. Tako uvodite reda u svojoj firmi, ali i u komunikaciji s klijentima. Nitko ne želi zvati ili podsjećati ljude da je sastanak u srijedu u 11 sati. Riječ je o online sastancima pa bi se ljudi trebali i dogovoriti online.
Pripremite i podijelite dnevni red sastanka unaprijed.
Pripremite se. Jedan od najčešćih razloga dugih i neučinkovitih sastanaka su sastanci bez dnevnog reda i sudionici koji ne znaju o čemu će biti riječ na sastanku. Složite A4 s dnevnim redom i pokojom natuknicom, te zamolite ostale sudionike da malo razmisle o svakoj pojedinoj temi prije sastanka.
Pronađite mirnu lokaciju u kući ili uredu, bez zvučnih i vizualnih ometanja.
Online sastanci su odlična opcija kada fizički ne možete ili ne smijete biti na istoj lokaciji s ostalim sudionicima, ali ne možete baš sjediti na prepunoj šetnici i održati sastanak preko mobitela. Zašto? Toliko buke i “zanimljivosti” preotet će pažnju s teme na vizualni i audio doživljaj lokacije. Zato, odaberite kutak u stanu ili u uredu, kako bi se 100% posvetili sastanku.
Provjerite imate li sigurnu internet vezu i ostale tehničke postavke.
Gotovo je pravilo da na online sastanku, na kojemu su tri i više sudionika, uvijek nekomu zašteka internet, postavke kamere ili mikrofona. Testirajte prije sastanka internet vezu, ali i jeste li dobro namjestili mikrofon i kameru. Tu je još puno faktora koji mogu utjecati na vaš dobar dojam, a njih provjerite u blogu Kako dobro izgledati na Skype ili Zoomu.
Započnite online sastanak u dogovoreno vrijeme.
Ako ste pozvali ljude na sastanak u srijedu, u 12 sati, onda u to vrijeme i budite u “sobi za sastanke”. Nije u redu ostaviti ljude da čekaju ili još gore da se međusobno upoznaju bez osobe koja je koordinator/ moderator sastanka. Za online sastanak vrijede isti maniri, kao i za onaj u pravoj sali za sastanke. Na Zoomu, Skypeu ili Meetu ne morate donijeti nikomu kavu.
Odredite osobu koja će zapisati ključne dogovore, ciljeve i rokove.
Nitko ne voli biti zapisničar, ali netko mora. Izrečeno će svima brzo ispariti iz glave, ako netko ne zapiše ključne dogovore, rokove i ciljeve. Vjerujte, trebat će vam, pogotovo kada se ljudi počnu pozivati na to da su nešto rekli ili nisu izrekli.
Snimajte online sastanak, ako je potrebno.
Snimati sastanak možete samo uz pristanak svih sudionika. Bilo bi dobro snimati sastanke od ključne važnosti, pogotovo ako ste s osobama koje ne poznajete ili ste imali loše iskustvo s njima ranije. Tako u svakom trenutku imate dokaz koji možete premotati i dokazati točnost ili netočnost tvrdnji. Međutim, u velikim broju slučajeva bit će dovoljno da moderator pri kraju sastanka naglasi zaključke, rokove i ciljeve, a zapisničar ih zapiše.
Utišajte svoj mikrofon, kada ne pričate.
Savjetujemo da utišate svoj mikrofon kada ne pričate, kako ne bi ometali govornika i druge sudionike zvukovima koji dolaze iz vašeg prostora. To je pogotovo dobro učiniti, kada slijedi višeminutno izlaganje jednog od sudionika.
Prođite kroz cijeli dnevni red.
Nemojte ostati na prve dvije točke dnevnog reda, prođite sve teme koje ste najavili za sastanak. Na taj način ste prošli sve planirano, te više neće biti potrebe naknadno pisati e-mailove ili dopise, kako bi dobili mišljenje o zanemarenoj temi.
Kreirajte ciljeve i rokove.
Ljudi najviše drže pažnju, kada se priča o ciljevima i rokovima. Zašto? Jer ne žele nešto propustiti. Zato budite što konkretniji, jasno kažite koji je cilj određene aktivnosti i u kojem roku očekujete da se to odradi. I naravno, ne zaboravite definirati tko je zadužen za svaku pojedinačnu stavku.
Budite sigurni da ste svima dali priliku da govore.
Na sastancima na kojima je više od 4-oro ljudi, zna se dogoditi da jedan od sudionika bude “nevidljiv”. Ne dopustite to, vodite računa da svi imaju svoju minutažu, ali ih isto imate pravo požuriti, ako netko od njih krene nadugo i naširoko pričati o trenutno nevažnoj stvari za temu.
Skratite dogovore, kako bi bili sigurni da vas svi prate.
Ne dužite. Dopustite li da se ljudi krenu dogovarati, iznositi raznorazne opcije, sastanak će se razvući unedogled. Zato, imajte pored sebe sat i što konkretnije režite nedefinirane prijedloge.
Podijelite snimku ili pošaljite sažetak sastanka sa svim sudionicima.
I to obavezno! Nemojte ostaviti sastanak da visi u zraku. Pošaljite snimku ili sažetak sa zaključcima, rokovima, ciljevima i zaduženjima svakog sudionika. U suprotnom, svi će se ponašati kako to nije njihov zadatak.
Koliko bi u pravilu trebao trajati online sastanak? Ovisi o broju tema, ali i broju sudionika na sastanku. Uobičajeno do najviše 45 minuta. U najgorem slučaju sat vremena. Ako i imate veliki broj tema, radije organizirajte dva sastanka, nego da na jednom sve izbiflate.
Pokušajte što prije organizirati online sastanak, a već danas skinite check listu aktivnosti koje trebate za uspješan sastanak .
Ako želite pripremiti prezentaciju za sastanak s kojom će sudionici biti oduševljeni, pišite nam ili nas nazovite. Dizajnerica je spremna. 😉
